Pour être payé, dans les délais, rédigez vos factures de façon irréprochable ! En tenant compte de certaines mentions indispensables, et en ayant quelques bons réflexes, vous éviterez un maximum d’ennuis.
Mentions obligatoires
Pour être prise en compte, votre facture devra toujours contenir les données suivantes:
- Forme de la société (SA, SPRL, …)
- Votre numéro d’inscription auprès de la Banque-Carrefour des entreprises
- L’adresse de votre siège social ou de votre commerce
- Votre numéro de compte bancaire
- Votre numéro d’inscription auprès de la TVA
- Le terme « Facture »
- Le numéro de la facture, le lieu, la date
- Le prix, le service ou le produit vendu
- Les autres mentions obligatoires, comme par exemple, l’exemption de la TVA pour certains métiers.
Une prestation précise
Indiquez de façon claire et détaillée l’objet de votre facture. S’il s’agit d’un service, donnez un maximum d’informations sur celui-ci pour éviter toute contestation. Si vous vendez un produit, indiquez la quantité fournie, la taille, la couleur, la matière, etc.
La description du bien ou du service doit pouvoir clairement déterminer le taux de TVA qui s’y applique. Et n’oubliez pas de mentionner, outre le montant global, le prix unitaire de chaque produit ou service vendu.
Signées les factures ?
Normalement, vous ne devez pas signer vos factures sauf si une disposition légale le demande explicitement. C’est notamment le cas pour certains marchés publics.
Une facture incomplète !
Que se passe-t-il si vous émettez ou si vous recevez une facture incomplète ? Vous risquez des problèmes de TVA. Le remboursement de cette dernière peut vous être refusé, tout comme les contributions peuvent refuser une déduction de frais professionnels.
Mode d’envoi et archivage
Sachez également que le législateur prend désormais en compte les factures envoyées par voie électronique. Dans ce cas, l’acceptation du client sera soit implicite s’il paie la facture ou explicite, lorsqu’il signale qu’il l’a bien reçue. Côté archivage, vous pouvez conserver vos factures sur papier ou sous format électronique. Elles doivent être rapidement communicables à l’administration de la TVA en cas de demande. Si vous utilisez des factures papier, elles doivent « demeurer » sur le territoire belge.
Et, enfin, vous devez garder vos factures pendant 7 ans.
